【第３期機関別認証評価】「大学評価結果（分科会案）」回答時の追加根拠資料の提出について
さて、第３期機関別認証評価について実務面からいろいろとお話をしてきました。前回は「大学評価分科会（分科会案）」質問事項への回答及び見解の提出準備についてお話をしてきましたが、追加で提出する資料について補足も含めて説明しようと思います。
前回の記事は以下からご覧いただけます。
追加の根拠資料提出について
「大学評価結果（分科会案）」に対する質問事項への回答、見解の作成
根拠資料の集約と整備、根拠資料一覧の作成
面談・学生インタビューへの参加者調整と名簿・席次表作成
実地調査当日のスケジュール作成
面談会場の手配、お弁当などの手配などの庶務業務
以上が「大学評価結果（分科会案）」を回答する際に必要であるタスクをまとめたものです。そのうち、今回は「2.根拠資料の集約と整備、根拠資料一覧の作成」について、詳しく触れていきたいと思います。
大学基準協会発刊の『大学評価ハンドブック』を見ると、根拠資料に関わる提出資料として以下のものが挙げられております。
５）実地調査前の資料等の準備
① 「大学評価結果（分科会案）」（実地調査における質問事項に対する回答及び「大学評価結果（分科会案）」に対する見解を記入したもの）
② 上記の根拠となる資料（うち、事前提出が可能なもの）
③ 「提出・閲覧準備資料一覧」（様式８－２）
※ 一覧化する対象は、下記です。
・ ②の資料（事前提出せず当日準備する資料を含む）
・ ４月段階の「提出資料一覧」で「実地調査」としていた資料（「点検・評価報告書」の根拠として用いた資料で、４月提出を見送ったものや、学部・研究科別に作成している資料のうち実地調査において準備が必要なもの（資料６「根拠資料について」で指定しているもの）。
※ 一覧化するに際しては、事前提出するものなのか、あるいは当日準備するものなのかが分かるようにしてください。・・・（以下略）・・・
大学基準協会発刊『大学評価ハンドブック』41頁
以上の記述を見ると提出する根拠資料には、三種類に整理できます。
- 「大学評価結果（分科会案）」の回答・見解に対する根拠資料（事前提出可）
- 「大学評価結果（分科会案）」の回答・見解に対する根拠資料（当日閲覧）
- 学部・研究科に関する提出必須資料（４月の提出時に出していないもの）
１つ目は、「大学評価結果（分科会案）」の回答・見解の記述内容を裏付ける根拠資料です。これについては上記の通り、事前提出可能なもの、と、当日閲覧とするもの、の２つに大別することができます。
特に、当日閲覧とするもの、について、どういった資料が考えられるでしょうか。
- 学生名簿や成績など個人情報が記載されているもの
- 重大な意思決定を行い、あまり事前にデータで渡せない資料（教授会の議事録、大学の学部長会議の記録など、教員評価等を行っている場合はその評価結果など）
- 大部な冊子体の資料 など
３つ目はデータ提出できれば問題ないですが、１つ目、２つ目については、やはりリスクを考えても提出できないものになります。その場合は、提出資料一覧の資料名称の最後に【閲覧】と、当日閲覧であることがわかるようにしたらよい、とのことです。
どの資料をどこまで提出するか、それを「CD-R」に格納するまでにあらかじめ考える必要があります（CD-Rにコピー後だとやり直しがきかないので…。そういった点を踏まえると、CD-RWでの提出は方法の一つです）。
次回予告
次は実地調査のことについて触れようと思いますが、他に実地調査までに準備するようなこと、資料の差し替えなどあった際の対応方法についてもお話ししていこうと思います。また、第３期機関別認証評価について記事を何本か書いてきましたが、乱立してきましたので、どこかで今まで書いた記事をまとめられるようにしたいと思います。
