【第３期期間別認証評価】「大学評価結果（分科会案）」質問事項への回答及び見解の提出準備
さて、これまではスケジュールについて主に説明してきましたが、今回は実務的な「大学評価結果（分科会案）」の質問事項への回答及び見解を提出するまでの留意事項をお話していきたいと思います。
関連記事として「大学評価結果（分科会案）」受領から実地調査までのスケジュールについて触れた記事がございますので、そちらも良ければ御覧ください。
提出までのタスク（おさらい）
「【第３期機関別認証評価】「大学評価結果（分科会案）」受領からその提出まで」より
「大学評価結果（分科会案）」に対する質問事項への回答、見解の作成
根拠資料の集約と整備、根拠資料一覧の作成
面談・学生インタビューへの参加者調整と名簿・席次表作成
実地調査当日のスケジュール作成
面談会場の手配、お弁当などの手配などの庶務業務
以上のタスクを関連記事では挙げておりました。
さて、実際にこの作業を今回行ってみて感じたことは、報告書提出時よりはもちろん作業量は少ないのですが、その分、どこまで突き詰めてやるのか、というところが問われている気がしました。その理由はやはり、「時間が足りない」ということが一番に挙げられます。完璧を求めて作業を行うと、終わりが見えなかったりします。誤字脱字や文章の構成を気にし始めるととまらなくなります。なので、どこかで踏ん切りをつける必要があります。これは他の仕事でもそうなのですが、「踏ん切り」は大事です！
他に事務的には当然のことではあるのですが、時間がない分、「照合作業」が疎かになりがちなのです。もちろん一番最後、提出前には必ず照合を行うわけですが、やはり抜けは出てくる訳です。。。なので、一人、二人、三人と一人でも多い人に目を変えて見てもらう。確認する作業は色々あります。
- 面談出席者・インタビュー学生の名簿と席次表の照合
- ①「質問事項への回答・見解」に記載の根拠資料が、②「根拠資料一覧」、③「根拠資料」が単純にズレがないか。また、回答本文（①）に対する根拠として当該資料（③）がちきんと根拠になっているのか。
- 回答本文・見解に変更履歴やコメントなど作業コメントなどが残っていないか。
この他、回答本文自体も人の目を変えてみることも大事です。やはり、主観的な表現にとどまっており根拠を示せていない、文意が読み取れない、質問に対する回答になっていない、といったことが生じます。特に、一つの質問事項に対して複数の質問が混ざっており、それに対して答えきれていないケースも生じることもあります。なので、なんでも目を変えて見ることが大事です。
あとは提出期日が迫った際に、いかに作業に対して人的資源を投入できるか、各作業に対して事務局内で役割分担ができるかどうか、投じられる範囲の人的資源でどれくらいの時間で作業が行えるのかの試算を行う、といったことが肝になるかと思います。
まとめ
今回のブログを簡単にまとめると以下の通りになるでしょうか。
- どこかで踏ん切りが必要である
- 人の目を変えて照合や文章の確認を行う
- タイムスケジュールと人的資源の配分を考えて役割分担を予め行う
また引き続き更新していきますね。
